Op weg naar Datagedreven Werken in de publieke sector

“Datagedreven werken is niet alleen een doos vol technologie, maar bovenal een organisatie principe. In dit whitepaper geven wij handvatten voor het ontwikkelen van datagedreven werken binnen overheid, provincies, gemeenten, waterschappen en uitvoeringsorganisaties.

Inleiding

Datagedreven werken vindt meer en meer ingang bij publieke uitvoeringsorganisaties, inspectiediensten, toezichthouders en beleidsmakers. Er is en wordt veel geschreven over de voordelen en mogelijkheden, met een veelheid aan invalshoeken. Van technology-driven, om de toegevoegde waarde van een bepaalde technologie te duiden, tot governance, om aan te geven waar het bestuur/management allemaal op moet letten. Verschillende maturity modellen zijn gepubliceerd rondom de ontwikkeling van datagedreven werken in een organisatie.

Het volgende valt op aan deze (data) maturity modellen:

• Focus ligt vaak op het bedrijfsleven: de voordelen van datagedreven werken worden uitgedrukt in termen als het krijgen van meer klanten en meer omzet per klant door betere analyse van klantgegevens, het plaatsen van gepersonaliseerde advertenties en het doen van gepersonaliseerde aanbiedingen; deze insteek is minder relevant voor overheidsorganisaties.
• Opvolgende volwassenheidsstadia hebben vaak een zekere vooringenomenheid omtrent wat wenselijk is.
  Bijvoorbeeld “alle medewerkers hebben nu vrijelijk toegang tot de data waar de organisatie over beschikt” en “de organisatie zet nu op grote schaal data analytics in om beeld en spraak te analyseren”. Het is de vraag of dit wel uitkomsten van datagedreven werken zijn die relevant of zelfs wenselijk zijn in de publieke sector.
• Maturity modellen kijken veelal naar de in te zetten technologie, de kennis van medewerkers en (de kwaliteit van) de data, andere modellen hebben vooral aandacht voor de organisatie van datagedreven werken, governance-structuren en nieuwe functieprofielen als data steward, data analist, data scientist, data manager en chief data officer.
• ‘Maturity levels’ worden in alle verschillende modellen wel beschreven, variërend van 3 tot 7 opeenvolgende ontwikkelstadia, maar vaak ontbreekt de onderlinge samenhang of hóe volgende stadia te bereiken

In elk van deze modellen treffen we echter interessante, ook voor organisaties in de publieke sector relevante, gezichtspunten aan.

Datagedreven werken in de publieke sector

Vellekoop & Meesters is een adviesbureau dat zich richt op de primaire processen van uitvoeringsorganisaties, inspectiediensten, toezichthouders en beleidsmakers in de publieke sector. Onze opdrachtgevers bevinden zich onder Rijksoverheid, provincies, gemeenten en waterschappen. Variërend van ministeries (kerndepartementen) tot uitvoeringsorganisaties  als het UWV en de Belastingdienst en inspectiediensten als de NVWA. Met onze kennis en ervaring voeren wij een onderzoek uit naar datagedreven werken in de publieke sector. Het eerste resultaat is een maturity model, dat de volle breedte van de introductie en ontwikkeling van datagedreven werken in overheidsorganisaties beslaat. Hierbij hebben wij ons tot doel gesteld dat het maturity model voor een datagedreven overheid:

• specifiek is toegesneden op uitvoeringsorganisaties, inspectiediensten, toezichthouders en beleidsmakers in de publieke sector;
• best of breed is en is gebaseerd op de laatste inzichten, maturity modellen, en self-assessments;
• voorziet in de behoefte aan een uniforme benchmark voor de publieke sector;
• het mogelijk maakt de introductie en ontwikkeling van datagedreven werken in de tijd te volgen en bij te sturen;
• schaalbaar is: van afdeling tot op het niveau van organisatie-overstijgende (proces-)ketens;
• expliciet aandacht besteedt aan die zaken die in het bijzonder voor publieke diensten van groot belang zijn, zoals basisregistraties, privacyaspecten, ethische aspecten, rechtsgelijkheid (w.o. non-discriminatie), navolgbaarheid van besluitvorming (traceability) en de wijze waarop beslissingen tot stand zijn gekomen (explainability);
• datagedreven werken beziet vanuit verschillende perspectieven: van mens tot techniek, van governance tot architectuur en van proces tot product;
• compliant is met onder andere de Wet Open Overheid (WOO), het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI), de Wet Digitale Overheid (WDO) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG);
• meegroeit met nieuwe wet- en regelgeving, inzichten en de laatste best practices.

Datagedreven werken

Datagedreven werken is veel meer dan Big Data, Artificiële Intelligentie, Machine Learning, Data Lakes, Data Analytics of het aanstellen van een Chief Data Officer. Het is een manier van organiseren, werken en het nemen van beslissingen. Dat betekent allerlei veranderingen in de organisatie. Van mens tot techniek, van governance tot architectuur en van proces tot dienst.

Ons onderzoek wijst uit dat er 12 sleutels zijn, die de poorten naar succesvolle ontwikkeling en implementatie van datagedreven werken ontsluiten. Deze sleutelfactoren entameren veranderingen die in elkaar grijpen als tandwielen: elke verandering zet als ‘vanzelf’ elders ook veranderingen in gang. Dat kan zowel top-down als bottom-up of in de breedte gebeuren.

Data Maturity

Het maturity model voor een datagedreven overheidsorganisatie onderscheidt 12 sleutelfactoren. Op elk van deze sleutelfactoren kan worden vastgesteld hoe het gesteld is met de ontwikkeling van het datagedreven werken in uw afdeling, organisatie of procesketen.

De maturiteit van uw organisatie drukken wij voor elk van de sleutelfactoren uit op een schaal van 0 tot 5.
Deze schaal is geobjectiveerd om benchmarking tussen de verschillende sleutelfactoren, in de tijd en tussen vergelijkbare afdelingen, divisies of organisaties mogelijk te maken.

Globaal genomen worden de volgende stadia doorlopen:

Wat levert het op?

Datagedreven werken is, zoals gezegd, een manier van organiseren, werken en nemen van beslissingen gebaseerd op feiten (de data). Uit ons onderzoek komen de volgende zes voordelen het meest prominent naar voren:

Objectiviteit
Beslissingen die worden genomen, zijn gebaseerd op feitelijke gegevens (data), navolgbaar, uitlegbaar en objectief. Dit betreft niet alleen beslissingen in individuele casussen, maar ook beslissingen inzake wat prioriteit heeft, welke vernieuwing en verbetering in processen, producten en diensten gewenst is en hoe strategische scenario’s en keuzes onderbouwd zijn.

Tevredenheid
De tevredenheid van afnemers van producten en diensten stijgt, omdat middels data-analyse de gebruiksvriendelijkheid en begrijpelijkheid (continu) verbetert.

Efficiency
Werkprocessen worden efficiënter doordat medewerkers direct over alle relevante informatie beschikken. Bezwaar- en beroepszaken nemen af, omdat onjuiste besluiten ten gevolge van onvolledige informatie worden voorkomen.

Effectiviteit
De effectiviteit neemt toe. Door middel van bijvoorbeeld risicoanalyse en -selectie krijgen die dossiers (extra) aandacht, die daarom vragen. Inzicht in en voorspelling van de werkvoorraad maakt goede prioritering mogelijk, zodat bijvoorbeeld (wettelijke) termijnen beter gehaald worden.

Kwaliteit
De kwaliteit van producten en diensten (websites, formulieren, rapportages, Q&A’s, beschikkingen) verbetert, doordat middels gebruiks- en vraaganalyse wordt vastgesteld waar behoefte aan is en hoe hierin verbetering mogelijk is.

Doorlooptijd
De doorlooptijd wordt verkort, doordat noodzakelijke informatie beter en tijdig beschikbaar is, capaciteit tijdig is gealloceerd en processen efficiënter zijn ingericht.

Assessment

De maturiteit van het datagedreven werken in een organisatie willen wij gaan bepalen door middel van een assessment. De assessment richten wij nader toe op de huidige praktijk van de verschillende Ministeries, uitvoeringsorganisaties, inspectiediensten en toezichthouders, door hun datastrategieën, digitale strategieën en informatiestrategieën te analyseren.

De assessment wordt uitgevoerd door verschillende lagen heen in de organisatie.

Hierdoor wordt op alle sleutelfactoren een evenwichtig beeld van de maturiteit van datagedreven werken in de organisatie verkregen.

Voordelen assessment

Het ontwikkelde data maturity model richt zicht uitsluitend op de publieke sector en is het resultaat van uitgebreid onderzoek en meer dan 25 jaar ervaring met de informatievoorziening in de publieke sector. Dat is een stevig fundament voor de implementatie van de datastrategie/digitale strategie en voor de ontwikkeling en implementatie van datagedreven werken. Het data maturity assessment zorgt voor een praktische toepassing van het data maturity model.

Het assessment:

• Levert inzicht in de sleutelfactoren die een succesvolle datagedreven organisatie kenmerken. Het assessment resulteert in een overzichtelijke rapportage, die laat zien waar de organisatie staat op elk van de sleutelfactoren. Het laat zien waar sterke punten liggen, wat extra aandacht vraagt en welke risico’s worden gelopen.
• Is een benchmark ten opzichte van vergelijkbare organisaties in de publieke sector. Waar hebben zij hun prioriteiten in de praktijk liggen? Wat zijn hun sterke punten? Waar lopen zij voor of misschien achter?
• Door het assessment te herhalen kunt u de ontwikkeling van datagedreven werken in de tijd blijven volgen. Eveneens in relatie tot de ontwikkeling van datagedreven werken bij vergelijkbare organisaties.

Vellekoop & Meesters

Vellekoop & Meesters is een onafhankelijk adviesbureau met gedreven adviseurs die staan voor inhoud, kwaliteit en integriteit. Wij brengen al 25 jaar organisatie, informatie en IT bij elkaar, op een economisch en maatschappelijk verantwoorde manier.