Mooie plaatjes zijn nog geen analyse
Data-analyse en procesontwerp worden in de praktijk vaak los van elkaar gezien. Het resultaat is dan een uitgebreid rapport, een mooi procesplaatje of een database-diagram. Maar dat is in onze optiek geen gedegen informatieanalyse.
Wat is het en wat kan je met een informatieanalyse?
Een goede informatieanalyse zorgt voor de juiste bepaling van de informatiebehoefte. Daarvoor gebruiken wij modellen. Modellen geven de werkelijkheid schematisch weer. De technieken die wij gebruiken dwingen je om bepaalde keuzes te maken én helpen om compleet te zijn. Op deze manier helpt de informatieanalyse in het gesprek met het management of eindgebruikers om eisen en wensen voor een proces of systeem te achterhalen. De informatieanalyse stelt je in staat om die wensen op een duidelijke manier door te geven aan een softwareleverancier. Een informatieanalyse bestaat dus niet uit mooie plaatjes, maar is een communicatiemiddel om het gemeenschappelijke doel te bereiken.
En wat gaat er mis als je het niet doet?
Als een analyse beperkt blijft tot mooie plaatjes of lange teksten leidt dat vaak tot blinde vlekken: je mist processtappen of je ziet afhankelijkheden over het hoofd. Dat leidt tot dure aanpassingen – als dat überhaupt nog mogelijk is – nadat een systeem al is ontwikkeld. Of je ziet mogelijkheden over het hoofd om gegevens binnen de organisatie te benutten. Het uitvoeren van een gedegen informatieanalyse helpt om dit soort valkuilen te vermijden.
Hoe pakt V&M een informatieanalyse aan?
Bij een informatieanalyse werken we doorgaans in een aantal stappen:
Doel
Procesanalyse
Gegevensanalyse
Interactieanalyse
Voorbeeld: een cake bakken
Met een simpel voorbeeld kunnen we eenvoudig duidelijk maken wat het belang is van een goede informatieanalyse.
Een bakker vraagt een procesanalist en een data-analist om het recept (proces en benodigdheden) van zijn befaamde cake op te schrijven. De procesanalist schrijft het recept op aan de hand van een interview met de bakker en de data-analist haalt het boodschappenlijstje erbij om alle benodigdheden op te halen. Ze zijn tevreden met het resultaat:
Proces – bereidingswijze van de cake:
- Verwarm de oven voor. Vet de cakevorm in en bestuif met 1 el cakemeel.
- Doe de boter en het zout in een beslagkom en klop in 10 min. met een mixer tot een luchtige massa. Klop 1 voor 1 de eieren erdoor. Voeg een volgend ei toe als het vorige is opgenomen.
- Snijd het vanillestokje open en schraap het merg er met een mespunt uit. Zeef het cakemeel boven het beslag en spatel met het merg erdoor.
- Schep het beslag in de vorm en zet deze in het midden van de oven. Verlaag de oventemperatuur naar 170 °C en bak de cake in ca. 1 uur goudbruin. Controleer na ca. 50 min. op gaarheid. Prik de satéprikker in het midden van de cake. Komt deze er schoon uit, dan is de cake gaar.
Data – Ingrediënten:
- 250 g cakemeel
- 250 g ongezouten roomboter
- 250 g fijne kristalsuiker
- 1 mespunt zout
- 5 x middelgroot ei
- 1 vanillestokje
- 100 g bosbessen
- 250 gr poedersuiker
- een paar eetlepels water
Zo op het eerste gezicht een prima uitwerking van de opdracht, maar klopt dit ook? Als je een kruisvergelijking maakt (interactieanalyse) dan zie je al gauw dat zowel de bereidingswijze als de ingrediënten verre van compleet zijn:
Cakemeel | Ongezouten roombooter | Fijne kristalsuiker | Zout | Ei | Vanillestokje | Bosbessen | Poedersuiker | Water | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Oven voorverwarmen | U | ||||||||
Cakemeel maken | U | U | U | U | |||||
Vanille toevoegen | U | ||||||||
Bakken cake |
Aan de hand van deze vergelijking, de procesuitwerking en de ingrediëntenlijst, kun je vragen stellen over proces en benodigdheden, om uiteindelijk het perfecte recept te krijgen:
- Wat moet er eigenlijk met de suiker gebeuren?
- Zijn de bosbessen voor bovenop de cake of voor in de cake?
- Wat moet je maken van water en poedersuiker?
- In wat voor vorm moet je de cake eigenlijk doen?
- Er staat dat ik een satéprikker nodig heb, klopt dat? Die stond niet op het lijstje.
- Op welke temperatuur moet de oven worden voorverwarmd?
- Op welke stand moet de oven?
Juist die vragen en de antwoorden zorgen ervoor dat de informatieanalyse volledig wordt gemaakt. Het biedt de mogelijkheid om te toetsen op kwaliteit en volledigheid en maakt het model daarmee overdraagbaar aan iemand anders. Een goede informatieanalyse kan daarmee als communicatiemiddel dienen om het gewenste doel uit te leggen en vervolgens te bereiken.
Certificering
Wij vinden het belangrijk dat iedereen bekend is met de meest gebruikte standaarden op het gebied van procesmanagement en gegevensmodellering. Vandaar dat we gecertificeerd zijn in BPMN en UML, waar onze basis gevormd wordt door de Information Engineering leer van James Martin.
