Stel… je woont al jaren in een mooi huis. Je voelt je daar thuis en het voldoet aan al je wensen. Op dat moment althans! Tot iemand bij je intrekt, het huis heeft nog net genoeg kamers voor twee personen. Je hebt geen grote kosten aan verbouwingen, slechts hier en daar het interieur aanpassen aan de wensen van je partner en je kunt weer een tijdje vooruit. Maar dan ontstaat de wens voor gezinsuitbreiding! Het huis is te klein voor een gezin. Gelukkig heb je bij het bouwen van het huis samen met een architect nagedacht over de lange termijn wensen, zodat een uitbouw mogelijk is. Omdat je voor een plat dak gekozen hebt, behoort ook een extra verdieping tot de mogelijkheden.
De meeste mensen denken bij een architect waarschijnlijk aan iemand die een bouwkundige tekening maakt van het huis dat je laat bouwen. Dat is ook geen hele vreemde gedachte, de architect helpt je bij het maken van slimme keuzes: fundering, vorm, structuur, materiaalkeuze, ligging, aantal kamers, kamerindeling, leidingwerk, elektra, duurzaamheid. Keuzes, keuzes en nog meer keuzes.
Met de architect denk je na over het beoogde gebruik van de woning nu én in de toekomst. Dan ga je bijvoorbeeld na of je nu al investeert in de 2e badkamer omdat je zeker weet dat er gezinsuitbreiding komt. Of dat je het laat bij enkel het aanleggen van het leidingwerk zodat je daar eventueel later een badkamer kunt installeren.
De architect maakt dan de tekeningen waarin alle genoemde aspecten in samenhang in kaart zijn gebracht. Ook zorgt de architect voor helderheid over eisen. Op basis daarvan start een aannemer met het bouwtraject.
Is de architect minder zorgvuldig geweest in het vertalen van de wensen of zijn de eisen van de huiseigenaar niet duidelijk, dan is er tijdens de uitvoering van het bouwtraject ook geen helderheid over bijvoorbeeld het leidingwerk, het type dakbedekking, welke maten er gelden voor de raam- en deurkozijnen, zodat daar later ook de gewenste deuren in passen etc. De aannemer zal gedurende het bouwtraject tegen veel vragen aan lopen. Dit komt de voortgang van het bouwtraject niet ten goede en planningen komen onder druk te staan. De aannemer zal meer tijd en geld vragen en het risico dat de woning uiteindelijk niet aan de verwachtingen van de huiseigenaar voldoet neemt toe.
Die IT-systemen, die een veelvoud kosten van een huis, worden gerealiseerd zonder of met een sterk onderbelichte rol van een architect.
U zult vast denken, dit is toch allemaal vrij logisch? Natuurlijk zal niemand zonder architect beginnen aan zo’n complexe opgave.
Hoe vanzelfsprekend het ook klinkt, de metafoor weerspiegelt wat we soms bij IT-projecten zien mis gaan. Die IT-systemen, die een veelvoud kosten van een huis, worden gerealiseerd zonder of met een sterk onderbelichte rol van een architect.
Regelgeving en tijdsdruk
De uitdagingen op IT-gebied waar veel van onze opdrachtgevers mee te maken hebben ontstaan veelal door sterke Europese bestuurlijke invloeden en de daaruit voortvloeiende en continu wijzigende omvangrijke en strikte regelgeving. Deze wijzigingen stellen vaak ingrijpende eisen aan de bestaande IT en bedrijfsprocessen. Gelijktijdig is digitalisering de wereldwijde trend en daardoor neemt de noodzaak toe om ook gegevens en processen te digitaliseren. Deze digitalisering heeft zijn weerslag op de interne bedrijfsvoering en organisatie en gaat gepaard met tal van veranderkundige organisatievraagstukken. De aanwezigheid van een goede invulling van de rol van de architect vinden wij doorslaggevend om grip te houden op de veranderingen.
Bij het bouwen van een huis, is het bespreken, tekenen en vastleggen van de bouwtekeningen een traject dat lang duurt en waar veel tijd wordt gevraagd van zowel de huiseigenaar als de specialisten die de bouw gaan realiseren. Bij een IT-traject is dat niet anders, maar helaas merken we vaak dat hier bij de start van IT-trajecten doorgaans weinig tijd voor wordt uitgetrokken. Bijvoorbeeld omdat de opdrachtgever de indruk heeft dat (vooraf) nadenken over architectuur vertragend werkt en/of de toegevoegde waarde er niet van wordt onderkend.
Als architect grip houden op de architectuur en de keuzes die de projecten in een organisatie maken wordt op deze manier een uitdagende taak.
Tijdsdruk om snel te starten is veelal de boosdoener. IT vernieuwingen ontstaat doorgaans niet vanuit een wens, maar vaak vanuit noodzaak. Regelgeving en bestuurlijke afspraken leiden vaak tot wijzigingen in de IT-systemen en -processen. Daarbij merken wij dat opdrachtgevers worstelen met het tijdig voldoen aan de regelgeving en de politieke druk vanuit reeds gedane toezeggingen, het managen van alle projecten die de IT moeten wijzigen, en het tevergeefs trachten om beter te anticiperen op de wijzigingen.
De architectuur die wel op papier staat is al snel achterhaald, want die wordt links en rechts ingehaald door de werkelijkheid. De ene na de andere wijziging volgt elkaar op, vaak met impact op hetzelfde IT domein van een organisatie. De wijzigingen hebben ook impact op elkaar. Regelgeving wordt vaak pas in een laat stadium definitief, met als gevolg dat er nog weinig tijd is om de IT en organisatie naar de nieuwe uitvoeringsregels uit te denken. In de praktijk wordt voor het nieuwe beleid een uitvoeringstoets uitgevoerd waarin vooral de nadruk ligt op de uitvoerbaarheid van de taak. Daarbij wordt niet of te weinig ingegaan op het IT-aspect of ‘hoe’ de taak bedrijfsmatig wordt uitgevoerd. Als reactie op de tijdsdruk wordt vervolgens gekozen om te starten met de implementatie van nieuw beleid en gaandeweg de ontwerpvraagstukken op te lossen en de implementatie daarop bij te sturen.
Als architect grip houden op de architectuur en de keuzes die de projecten in een organisatie maken wordt op deze manier een uitdagende taak.
